Le critère 1.2.3 du Manuel d’évaluation des ESSMS précise que la personne accompagnée doit être systématiquement informée de la possibilité de désigner une personne de confiance, qui pourra l’assister et l’accompagner dans ses démarches. Ce critère est classé Standard / Impératif, ce qui signifie que son non-respect peut fortement impacter la cotation finale de la thématique. Il s’applique à toutes les structures, sans exception, quel que soit le public ou le mode d’accompagnement.

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Ce que la HAS attend concrètement des Services Autonomie

L’information doit être :
• systématique, jamais laissée au hasard ou à l’initiative individuelle d’un professionnel ;
• documentée, avec une preuve consultable dans le dossier ;
• compréhensible, avec une explication claire du rôle et du périmètre de la personne de confiance ;
• facilement démontrable lors de l’évaluation externe.

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En entretien, l’évaluateur cherche à confirmer que la personne accompagnée :
• se souvient de l’information,
• comprend le rôle de la personne de confiance,
• sait qu’elle peut modifier sa désignation à tout moment.

En bref, même si l’information est donnée, absence de trace = non-conformité.

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Les erreurs fréquentes des Services Autonomie lors de l’évaluation externe

La désignation de la personne de confiance peut sembler simple, mais dans les faits, elle génère beaucoup de non-conformités. La raison est toujours la même : la traçabilité.

❌ 1. L’information est donnée, mais il n’existe aucune preuve

De nombreux services informalisent ce moment : l’échange se fait à l’oral, parfois lors de la signature du contrat, parfois au téléphone, mais rien n’est archivé. Lors de l’audit, ce flou conduit immédiatement à une cotation faible. Les évaluateurs ne cherchent pas à juger les intentions mais la capacité du service à prouver le respect du droit.

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❌ 2. La désignation n’est jamais mise à jour

Il est fréquent qu’un proche référent change au cours de l’accompagnement : maladie, hospitalisation, déménagement, conflits familiaux… Si le dossier n’est pas révisé régulièrement, le service perd en fiabilité et en continuité du parcours.

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❌ 3. Les professionnels ne sont pas à l’aise pour expliquer le rôle de la personne de confiance

Lors des entretiens, l’évaluateur explore la compréhension des équipes. Il s’intéresse à la capacité des professionnels à expliquer :
• la différence entre un aidant familial, un représentant légal et une personne de confiance ;
• les situations où celle-ci est sollicitée ;
• la façon dont l’organisation l’intègre dans l’accompagnement.

Une réponse floue ou imprécise donne l’impression que le processus n’est pas maîtrisé ou qu’il repose uniquement sur des habitudes individuelles.

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❌ 4. La personne de confiance n’est pas réellement intégrée dans le suivi

Beaucoup d’organisations se contentent d’une désignation statique dans un dossier papier. Or la HAS valorise les démarches actives, où la personne de confiance est réellement informée et impliquée. Si elle ne reçoit aucune information, aucun compte rendu, aucun point d’attention, il est difficile de démontrer sa place dans l’accompagnement.

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Comment outiller la collecte et la traçabilité 

Pour qu’un processus soit maîtrisé, il doit être outillé, surtout lorsqu’il touche un critère impératif. La désignation de la personne de confiance nécessite un support simple, standardisé, sécurisé et facile à mettre à jour.

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Pourquoi un outil digital devient indispensable

Les Services Autonomie doivent gérer :
• l’information systématique,
• la collecte de la désignation,
• la signature,
• la conservation de la preuve,
• les mises à jour éventuelles,
• la communication avec l’entourage.

Sans outil structurant, ces étapes reposent sur la vigilance humaine et finissent souvent par créer des écarts en audit.

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Avec Aidie : une conformité automatisée et fluide

Aidie intègre un module “famille / contacts” conçu justement pour répondre à ces obligations.

Lorsqu’un aidant principal rejoint la plateforme :

1. Un document de désignation est automatiquement généré, prêt à être signé.
   
2. La signature se fait en ligne, en quelques clics, sans intervention complémentaire des équipes.
   
3. Le document est archivé, daté et lié au profil du bénéficiaire, accessible à tout moment.
   
4. La personne de confiance bénéficie d’un accès sécurisé au cahier de liaison.
   
5. Toute mise à jour est simple : un nouveau document est émis et archivé automatiquement.
   
   

Cela crée un vrai changement organisationnel :
• plus de risque d’oubli ;
• une preuve immédiatement disponible pour l’évaluateur ;
• une implication réelle des familles dans le suivi ;
• une continuité du parcours renforcée.

Aidie permet donc d’être conforme sans effort, tout en améliorant la qualité perçue par les familles.

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Comment présenter la personne de confiance le jour de l’évaluation externe

La HAS ne cherche pas un discours théorique, mais une organisation cohérente et visible.

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1. Décrire clairement votre processus d’information

Expliquez :
• à quel moment l’information est donnée,
• sous quelle forme,
• comment est recueillie la désignation,
• comment la preuve est archivée.

Un processus simple et standardisé rassure immédiatement l’évaluateur.

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2. Montrer une désignation tracée et à jour

Présentez un dossier réel (anonymisé) en quelques secondes. Cela doit être rapide, clair, sans recherche complexe.

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3. Vérifier que les professionnels maîtrisent le sujet

L’évaluateur veut voir que l’organisation fonctionne réellement.
Les équipes doivent pouvoir expliquer :
• ce qu’est une personne de confiance,
• comment le service la contacte,
• comment elle est associée au suivi.

Cette cohérence entre discours et outils est un signal fort de qualité.

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La conformité devient simple grâce à la traçabilité numérique

La désignation de la personne de confiance est un critère impératif qui nécessite rigueur, clarté et preuves. Avec un outil comme Aidie, les Services Autonomie peuvent automatiser la collecte, sécuriser la traçabilité et impliquer l’entourage tout au long de l’accompagnement.

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