L'auto-évaluation : vous regarder avec les yeux de l'évaluateur, avant sa venue
En bref : cet article s'adresse aux directions, responsables qualité et responsables de secteur des services d'aide à domicile qui préparent leur évaluation HAS avec Synaé, la plateforme en ligne de la Haute Autorité de Santé. Vous y trouverez qui ouvre le compte, ce que contient une auto-évaluation, une méthode pour la mener en équipe, le bon moment pour la lancer et la façon d'en tirer un plan d'action. L'auto-évaluation n'est pas obligatoire. C'est pourtant la seule occasion de passer le référentiel au crible sans enjeu, avec les grilles mêmes de l'évaluateur.
Synaé, la plateforme de la HAS pour toute l'évaluation
Synaé est le système d'information sécurisé créé par la Haute Autorité de Santé pour l'évaluation des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Les services et les organismes évaluateurs l'utilisent tous les deux, chacun avec son propre accès.
Concrètement, Synaé sert à quatre choses pour un service d'aide à domicile :
- réaliser votre auto-évaluation, si vous le souhaitez ;
- suivre l'évaluation officielle : l'organisme évaluateur y saisit ses cotations et vous y transmet son rapport ;
- rédiger vos observations sur le pré-rapport, dans un délai d'un mois après réception ;
- transmettre le rapport à la HAS, ce qui se fait automatiquement quand vous en accusez réception.
Son principal intérêt pour l'auto-évaluation : Synaé génère les grilles à partir de votre catégorie FINESS (le numéro d'identification de votre service dans le répertoire national des établissements). Vous ne voyez donc que les critères qui s'appliquent à un service à domicile, parmi les 157 du référentiel.
L'auto-évaluation est-elle obligatoire ?
Non. La FAQ de la HAS le dit en toutes lettres : l'auto-évaluation n'est pas obligatoire, mais la HAS recommande de la réaliser pour se préparer à la visite. Il n'existe plus non plus de rapport d'évaluation interne à envoyer aux autorités : cette obligation a disparu avec le nouveau dispositif.
Trois précisions utiles :
- Synaé n'est pas obligatoire pour l'auto-évaluation. Tout outil qui reprend le référentiel de la HAS peut convenir. L'avantage de Synaé est d'utiliser exactement les mêmes grilles que l'évaluateur.
- L'évaluateur n'a pas accès à votre auto-évaluation. Les données restent confidentielles et vous appartiennent. Vous pouvez choisir de les montrer pendant la visite.
- Ce que vous en faites compte. Les actions engagées à la suite d'une auto-évaluation peuvent être valorisées pendant la visite, notamment pour l'objectif 3.10 du référentiel (votre démarche d'amélioration continue de la qualité). La synthèse que vous en tirez peut aussi être transmise à votre autorité de contrôle, si vous le souhaitez.
Pour comprendre l'ensemble de la démarche avant d'entrer dans l'outil, lisez notre guide de l'évaluation HAS pour un service à domicile.
Qui ouvre le compte et qui fait quoi
La première personne qui crée un compte devient automatiquement référent ESSMS. La HAS conseille donc de désigner ce référent avant toute création de compte : en général la direction ou la personne chargée de la qualité.
Le parcours se fait en trois temps :
- Créer le compte référent depuis le site de Synaé, en le rattachant obligatoirement à votre service (avec votre numéro SIRET s'il n'apparaît pas dans la liste). Les identifiants arrivent par e-mail.
- Créer les comptes des collaborateurs depuis Mon Portail HAS, l'espace de gestion des accès de la HAS. Seul un référent peut le faire. Nommez aussi un second référent, pour ne rien bloquer en cas d'absence.
- Rattacher les autres services si vous en gérez plusieurs. Ceux qui partagent le même FINESS juridique apparaissent automatiquement.
Le référent crée ou supprime l'auto-évaluation, compose l'équipe et attribue les grilles. Le collaborateur remplit les grilles qui lui sont attribuées. Pour un souci de compte, le support de la HAS répond à support@has-sante.fr.
Ce que contient une auto-évaluation dans Synaé
Quand vous lancez l'auto-évaluation, Synaé crée une grille par chapitre du référentiel :
- chapitre 1, la personne : ce que vit la personne accompagnée ;
- chapitre 2, les professionnels : comment les équipes travaillent au quotidien ;
- chapitre 3, l'ESSMS : la stratégie et l'organisation du service.
Une grille consacrée au conseil de la vie sociale (CVS) s'ajoute si vous indiquez que votre service est soumis à l'obligation d'en avoir un. Un service d'aide à domicile n'y est en principe pas soumis : le CVS est obligatoire quand la structure assure un hébergement, un accueil de jour continu ou une activité d'aide par le travail (article D311-3 du code de l'action sociale et des familles). À défaut, la structure doit organiser une autre forme de participation des personnes accompagnées, par exemple un groupe d'expression ou une enquête de satisfaction. Répondez donc « non » à cette question, sauf situation particulière.
Pour le chapitre 1, vous pouvez créer des grilles supplémentaires : une par personne accompagnée que vous rencontrez. Chaque grille se déroule dans l'ordre du référentiel : thématique, objectif, critère, puis éléments d'évaluation. Pour chaque élément, vous attribuez une cote :
- de 1 à 4, de « pas du tout satisfaisant » à « tout à fait satisfaisant » ;
- une étoile (*) pour une pratique remarquable, comptée 4 sur 4 ;
- NC (non concerné), avec une justification obligatoire. Attention : les éléments d'un critère impératif ne peuvent jamais être cotés NC ;
- RI (réponse inadaptée), seulement pour l'entretien avec la personne accompagnée, quand elle ne peut pas répondre malgré les reformulations.
Sous chaque cote, deux zones de commentaires : les documents consultés et les observations faites, puis les axes forts ou de progrès. C'est là que se trouve la vraie valeur de l'exercice : une note sans commentaire ne vous aidera pas à agir.
Bon à savoir : une seule auto-évaluation peut être ouverte à la fois, une grille s'enregistre et se reprend autant de fois que nécessaire, mais sa clôture est définitive. Un mode hors ligne permet de remplir une grille sous Excel puis de la réimporter. À la fin, Synaé présente les commentaires, la synthèse des cotations et des graphiques par chapitre, exportables au format Excel.
Mener l'auto-évaluation en équipe : une méthode en quatre temps
La HAS propose un déroulé en quatre étapes : préparation, auto-évaluation, synthèse, plan d'actions. Voici comment l'appliquer dans un service à domicile.
1. Préparer : un petit groupe, un calendrier, des rôles
Constituez un groupe de quatre à six personnes qui représente le service : la direction, une responsable de secteur, une personne chargée de la qualité si vous en avez une, et au moins deux intervenantes. Sans elles, le chapitre 2 se remplit depuis le bureau, et il sonne faux.
Attribuez les grilles dans Synaé. Une répartition simple :
- la direction prend le chapitre 3 ;
- la qualité ou une responsable de secteur prend le chapitre 2 ;
- un binôme mène les entretiens du chapitre 1.
Fixez un calendrier court : notre conseil est de six à huit semaines. Au-delà, l'exercice s'essouffle.
2. Évaluer : les trois outils de l'évaluateur
Utilisez les mêmes outils que l'évaluateur : entretiens, consultation des documents, observations.
Pour le chapitre 1, rencontrez réellement deux ou trois personnes accompagnées, à leur domicile, avec leur accord, puis les intervenantes qui vont chez elles. C'est la méthode de l'accompagné traceur. Un conseil : confiez l'entretien à quelqu'un qui n'est pas la responsable de secteur habituelle de la personne. La parole sera plus libre.
Pour le chapitre 2, suivez un sujet de bout en bout, par exemple une plainte reçue, un événement indésirable ou la sortie d'hospitalisation d'une personne. Vérifiez ce qui a été fait et ce qui a été tracé.
Pour le chapitre 3, confrontez vos procédures écrites à ce que les équipes en savent vraiment.
3. Faire la synthèse : relire avant de clôturer
Avant toute clôture, réunissez le groupe pour relire les commentaires et harmoniser les cotes : deux personnes ne notent pas toujours de la même façon. Ne gardez une étoile que pour ce que vous pouvez réellement montrer. Reste la quatrième étape, le plan d'actions, détaillée plus bas.
Quand lancer l'auto-évaluation par rapport à la visite
La date de votre évaluation dépend de la programmation pluriannuelle fixée par vos autorités de tarification et de contrôle : le conseil départemental pour un service d'aide, avec l'ARS si le service délivre aussi des soins. Les évaluations des services à domicile ont été gelées pendant la réforme des services autonomie, jusqu'en juillet 2025, selon le bilan annuel 2024 de la HAS. Beaucoup de services passent donc leur première évaluation maintenant.
Aucun texte ne fixe de délai. En pratique, lancez votre auto-évaluation six à douze mois avant la visite. Ce délai vous laisse le temps de corriger, puis de montrer des actions engagées et non de simples intentions. Une auto-évaluation faite trois semaines avant la visite donne une liste de manques, pas un plan d'action.
Elle peut aussi éclairer le choix de votre organisme évaluateur : vous saurez mieux sur quels points vous attendez de la précision.
De l'auto-évaluation au plan d'action
Une auto-évaluation n'a de valeur que par ce qu'elle déclenche. Pour passer des notes aux actions :
- Commencez par les critères impératifs. Ce sont les 18 critères qui doivent être totalement satisfaits, cotés 4 sur 4 (droits, maltraitance, plaintes, événements indésirables, gestion de crise…). Tout impératif à 3 ou moins passe en tête. Revoyez-les avec notre article sur les 18 critères impératifs à domicile.
- Listez ensuite les critères standard cotés 1 ou 2. Ce sont ceux que le rapport d'évaluation reprend comme axes de progrès.
- Pour chaque action, posez-vous les questions de l'évaluateur. Quand un impératif n'est pas satisfait, il remplit un formulaire qui demande : la direction connaît-elle la situation ? En a-t-elle analysé les causes ? Un plan d'action existe-t-il, avec un pilote et des échéances cohérentes avec le risque ? Un suivi est-il prévu pour vérifier l'efficacité ? Appliquez ces questions à vos propres actions dès maintenant.
- Gardez des actions concrètes et datées, puis diffusez-les en interne. Par exemple, plutôt que « former les équipes » : une demi-journée de sensibilisation à la bientraitance pour chaque intervenante d'ici mars, émargements conservés.
Le jour de la visite, ce plan d'action, avec ce qui est déjà fait, est votre meilleur argument pour l'objectif 3.10.
Les pièges à éviter
- Se surnoter. L'auto-évaluation ne sert à rien si chaque cote est un 4. En cas de doute entre deux cotes, retenez la plus basse et notez pourquoi.
- La faire seul. Une direction qui remplit les trois grilles un soir produit un document, pas une démarche.
- Remplir le chapitre 1 sans rencontrer personne. L'évaluateur, lui, ira voir des personnes accompagnées chez elles.
- Clôturer trop vite. Les clôtures sont définitives, et une auto-évaluation supprimée est perdue. Relisez d'abord.
- Penser que l'évaluateur la verra. Il n'y a pas accès. Si vous voulez la valoriser, apportez-la, avec les actions engagées.
- Confondre déclaration et preuve. Une cote 4 doit pouvoir s'appuyer sur un document, une trace ou une pratique observable. Voyez ce qu'un dossier bien tenu permet de montrer dans notre article sur les preuves qu'un logiciel peut fournir.
Checklist de l'auto-évaluation
- Un référent ESSMS désigné, et un second référent nommé
- Les comptes des collaborateurs créés dans Mon Portail HAS
- Un groupe de travail qui inclut des intervenantes
- Les grilles attribuées, avec un calendrier de six à huit semaines
- Deux ou trois personnes accompagnées rencontrées pour le chapitre 1, avec leur accord
- Un sujet suivi de bout en bout pour le chapitre 2
- Les commentaires relus et harmonisés avant toute clôture
- Un plan d'action qui commence par les impératifs, avec pilotes et échéances
- Les résultats présentés aux équipes, et la synthèse transmise à votre autorité de contrôle si vous le souhaitez
Là où un outil de coordination aide
L'auto-évaluation fait souvent apparaître le même constat : les pratiques existent, mais les traces manquent. Les intervenantes signalent bien une chute ou un changement d'humeur, mais par téléphone ou sur un cahier resté au domicile, et l'information se perd.
Aidie est un cahier de liaison digital : les intervenantes font leurs transmissions à l'écrit ou à l'oral, l'IA les transcrit, les points d'attention remontent à l'agence, classés, et l'historique reste consultable. Aidie propose aussi un générateur de plan d'accompagnement personnalisé, construit à partir d'un échange guidé avec la personne accompagnée, avec un suivi de la date de réévaluation. Les données sont hébergées chez un hébergeur certifié pour les données de santé (HDS).
Ce que l'outil ne fait pas : il ne remplit pas vos grilles Synaé, il ne cote rien et il ne remplace ni l'analyse de votre équipe ni le jugement de l'évaluateur. Il rend visibles et datées des pratiques qui, sinon, restent orales.
Questions fréquentes
L'auto-évaluation HAS est-elle obligatoire ?
Non. La HAS la recommande pour préparer la visite et nourrir votre démarche qualité, mais aucun texte ne l'impose. Le rapport d'évaluation interne d'autrefois a été supprimé.
Faut-il obligatoirement utiliser Synaé pour s'auto-évaluer ?
Non. Tout outil qui reprend le référentiel de la HAS convient. Synaé, mis à disposition par la HAS, a l'avantage d'utiliser exactement les grilles de l'évaluateur, filtrées selon votre catégorie FINESS.
L'organisme évaluateur voit-il mon auto-évaluation dans Synaé ?
Non. Les données restent confidentielles et vous appartiennent. Vous pouvez les présenter pendant la visite pour valoriser les actions engagées.
Combien de temps faut-il pour une auto-évaluation ?
Comptez six à huit semaines pour les grilles avec un petit groupe, puis le temps de mettre en œuvre les premières actions. D'où l'intérêt de commencer six à douze mois avant la visite.
Peut-on refaire une auto-évaluation ?
Oui, autant de fois que vous le souhaitez, mais une seule à la fois par service. Il faut clôturer ou supprimer la précédente avant d'en ouvrir une nouvelle.
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Sources : HAS, Foire aux questions sur l'évaluation des ESSMS · HAS, Guide d'utilisation Synaé ESSMS, auto-évaluation (septembre 2026) · HAS, Guide Synaé de création des comptes (mars 2023) · HAS, Procédure d'évaluation des ESSMS (mai 2022) · HAS, Manuel d'évaluation de la qualité des ESSMS · HAS, Le point sur le nouveau dispositif d'évaluation (conférence du 9 mai 2022) · ARS Normandie, conseil de la vie sociale (art. D311-3 CASF) · HAS, Bilan annuel 2024 du dispositif d'évaluation
